Introductie

We kijken uit naar je programmavoorstellen voor de komende editie! Heb je vragen? Mail dan naar suzanne@debetovering.nl.

Lees onderstaande spelregels goed door en klik daarna op 'Ja, ik ga akkoord met deze spelregels'. Je krijgt dan het menu te zien waar je jouw voorstel kunt indienen.

TIJDSPAD

- Je hebt tot en met zaterdag 31 mei de tijd om jouw voorstel in te dienen.

- Uiterlijk half juni hoor je of jouw voorstel is opgenomen in het programma van De Betovering.

SPELREGELS VOOR DEELNAME AAN DE BETOVERING

Festival de Betovering is een internationaal kunstfestival voor kinderen tot en met 12 jaar. Wat je op jouw locatie aanbiedt levert hier een inhoudelijke bijdrage aan. 

1. De kaartverkoop

• Jouw locatie, hier na te noemen 'de Festivallocatie', draagt zorg voor het opnemen van de reserveringen en de kaartverkoop en zal de reguliere entreebewijzen van de Festivallocatie zelf bij de kaartverkoop gebruiken.
• Indien er telefonisch gereserveerd kan worden, wordt op het antwoordapparaat van dit telefoonnummer verwezen naar de tijden waarop gereserveerd kan worden en/of wordt vermeld dat reserveringen kunnen worden ingesproken op het antwoordapparaat van dit nummer. Indien er ingesproken kan worden, worden de gemaakte reserveringen op een geschikt moment bevestigd.
• Indien er per e-mail gereserveerd kan worden, worden de gemaakte reserveringen bevestigd.
• Programma-aanbod en verkoop-informatie staan uiterlijk 1 week voorafgaand aan het Spotlight Festival Den Haag juist en volledig op de website van de Festivallocatie, inclusief de vermelding dat dit programmaonderdeel van Festival de Betovering is en inclusief de vermelding dat Ooievaarspashouders 50% korting krijgen. Kaarten moeten in ieder geval vanaf Het Spotlight Festival Den Haag gereserveerd danwel gekocht kunnen worden. Eerder mag.
• De Festivallocatie meldt het zo spoedig mogelijk aan de Festivalorganisatie als een programmaonderdeel volledig uitverkocht is, zodat de Festivalorganisatie dit programmaonderdeel op de Betovering-website op 'uitverkocht' kan zetten.
• De Festivallocatie houdt de Festivalorganisatie op de hoogte van de kaartverkoop: als 80% van de kaarten verkocht dan wel gereserveerd is, of de kaartverkoop juist niet wil vlotten, kunnen wij hiermee rekening houden in de publiciteitsfocus. Wekelijks de verkoopstand (inclusief reserveringen) doorgeven is nog wenselijker.
  Als er meer animo is voor het programmaonderdeel dan dat er beschikbare kaarten zijn, wordt er gewerkt met wachtlijsten. De ervaring leert dat zelden alle reserveringen opgehaald worden. 
• Eventuele voorgenomen kortingsacties of uitgifte van vrijkaarten worden altijd overlegd tussen de Festivallocatie en de Festivalorganisatie. 
• Bij voorstellingen reserveert de locatie 2 vrijkaarten per voorstelling ten behoeve van De Betovering (organisatie/pers/financiers). Dit is niet van toepassing op workshops. Indien deze vrijkaarten niet 5 minuten voor aanvang van de voorstelling zijn opgehaald kunnen de kaarten vrijgegeven worden aan publiek. Indien de voorstelling niet uitverkocht is, kunnen ook medewerkers van de Betovering, die zich identificeren met hun badge, kosteloos de voorstelling bijwonen.
• Voor workshops hoeven geen kaarten gereserveerd te worden voor de Festivalorganisatie. Medewerkers van de Betovering, die zich identificeren met hun badge, kunnen wel kosteloos een kijkje komen nemen bij de workshop.

2. Publiciteit

De Festivalorganisatie is verantwoordelijk voor de overkoepelende festivalpubliciteit. De Festivallocatie werkt mee aan de overkoepelende festivalpubliciteit door:

• de door de Festivalorganisatie toegestuurde festivalpromotie bestaande uit posters/flyers, evt. met flyerdrager, uiterlijk 14 dagen voor de herfstvakantie op te hangen, dan wel neer te leggen.
• op de festivaldagen zelf (de dagen er omheen mogen ook) de Festivallocatie een 'Betoverende' sfeer te geven door gebruik te maken van de door de Festivalorganisatie toegestuurde aankleding (bijvoorbeeld extra posters ophangen, banieren, beachflag voor de deur, vlaggenlijnen e.d.).
• Online zichtbaarheid van het festival.
• Indien van toepassing na afloop een servicemail met een door de Festivalorganisatie aangeleverde enquête te versturen of deze enquête waar mogelijk op een andere manier uit te zetten onder bezoekers.

De Festivallocatie is verantwoordelijk voor de publiciteit over het programmaonderdeel dat binnen haar muren plaatsvindt, door:

• opname van de activiteit in  eigen programmaoverzichten/agenda's online en offline voor zover van toepassing, met de vermelding 'Deze voorstelling/film/workshop vindt plaats in het kader van Festival de Betovering'. Hierbij dient het Betovering-logo te worden gebruikt dat te vinden is op de website www.debetovering.nl onder de button 'pers&foto's'. Standaard teksten (ook in het Engels) over het festival zijn beschikbaar op aanvraag.
• De Betovering-toolkit te gebruiken in haar uitingen. 
• waar mogelijk en haalbaar de activiteit in externe agendaladder(s) te plaatsen en pers over de activiteiten te benaderen. De Festivalorganisatie kan in geen geval de individuele programmaonderdelen in externe ladders zetten of de door de Festivallocatie hiervoor gemaakte kosten vergoeden.

3. Ontvangst gezelschap/workshopdocent/techniek/publiek

• Afspraken over opbouwen en afbreken van de voorstelling/workshop, laad-, los- en parkeerplekken, technische fiches, en de ontvangst van het gezelschap/workshopdocent worden direct tussen het gezelschap/workshopdocent en de Festivallocatie gemaakt.
• De Festivallocatie is verantwoordelijk voor de technische ondersteuning van de programmering en de kosten hiervan.
• De Festivallocatie garandeert dat de speellocatie de noodzakelijke technische voorwaarden, een speelbaar podium/speelvlak en de gebruikelijke faciliteiten, conform technische fiche is overeengekomen met het gezelschap of de workshopdocent. Tevens zorgt de speellocatie dat er tijdens de activiteit een aanspreekpunt namens de speellocatie aanwezig is (tenzij anders overeengekomen).
• De daglogistiek (verkoop kaarten, kaartcontrole, artiestenbegeleiding, publieksbegeleiding e.d.) ligt in handen van de Festivallocatie.
• De Festivallocatie zorgt ervoor dat er, voor en na ieder programmaonderdeel, iets te drinken (te koop, of gratis aangeboden) is voor bezoekers van het festival.
• De Festivallocatie biedt het gezelschap of de workshopdocent eenvoudige consumpties aan.
• De festivalorganisatie werkt aan reduce, re-use en recycle en vraagt de locatie hieraan mee te doen, ook m.b.t. de horeca (limonade met kraanwater voor kinderen in plastic herbruikbare bekers i.p.v. pakjes of flesjes). Ook met betrekking tot bijvoorbeeld gebruik van energie en materialen vragen wij de locatie om duurzame keuzes te maken.
• De locatie draagt zorg voor het creëren van een kind-veilige omgeving. Zo draagt de locatie er bijvoorbeeld zorg voor dat een workshopdocent zich nooit met één kind kan isoleren. Dit kan bijvoorbeeld door ook een assistent-begeleider in te zetten bij de in- en uitloop, of door te verplichten dat de deur open staat, of door de workshop te faciliteren in een deels transparante ruimte. Ook borgt de locatie dat de workshopdocenten van door henzelf gecontracteerde workshops waarbij (deels) geen ouders aanwezig zijn, in het bezit zijn van een passende VOG van maximaal 2 tot 3 jaar oud. Indien Stichting de Betovering zelf extern workshops heeft gecontracteerd ten behoeve van de locatie, dan vraagt De Betovering aan de externe workshopaanbieder(s) om deze VOG's te borgen.
• Het publiek kan na afloop van of voorafgaand aan een programmaonderdeel door een medewerker van de Festivalorganisatie geënquêteerd worden. Een fotograaf (Robin Butter) of videograaf (Fien de Leeuw) kan de locatie bezoeken in opdracht van de Festivalorganisatie. De Festivalorganisatie vraagt de locatie hieraan haar medewerking te verlenen.
• De festivalorganisatie is niet verantwoordelijk voor ongevallen of schade door toedoen van personeel of publiek binnen de speellocatie.
• De festivalorganisatie is aansprakelijk als er schade of ongevallen plaatsvinden door toedoen van leden van de festivalorganisatie.

4. Financiële afspraken

• Alle genoemde bedragen (behalve de entreeprijs) zijn exclusief BTW.
• De entreeprijs voor een workshop is maximaal €8,50. Een Festivallocatie mag hier alleen in overleg met de Festivalorganisatie en met goede redenen van afwijken naar boven. 
• Er worden geen inhoudingen gedaan op de recettes zoals een theatertoeslag of horecatoeslag.
• Voor alle programmaonderdelen geldt: Ooievaarspashouders krijgen 50% korting. Verleende Ooievaarspaskorting vordert de Festivallocatie zelf bij de organisatie van de Ooievaarspas conform afspraken die tussen de Ooievaarspas en de Festivallocatie gebruikelijk zijn.
• Alle locatiekosten, inclusief techniek, een drankje, en, indien contractueel afgesproken, een lunch voor gezelschap/workshopdocent zijn voor rekening van de Festivallocatie.
• De locatie boekt en betaalt in eerste instantie de workshops, de recettes blijven bij de festivallocatie. 
• De Festivalorganisatie onderschrijft de Fair Practice code en verwacht van de locaties deze te hanteren bij het maken van de afspraken met makers.
• Binnen een week na afloop van het festival doet de Festivallocatie de borderellen met de bezoekersaantallen en de recettes aan de Festivalorganisatie toekomen.
• De Festivallocatie regelt en betaalt in eerste instantie dit programma. Alle recettes behaald met het programma van De Betovering, zijn in eerste instantie voor de Festivalorganisatie.  De Festivalorganisatie draagt financieel bij aan het programma van De Betovering door de recettes van het programmaonderdeel voor 100% ter beschikking te stellen aan de Festivallocatie. De Festivallocatie betaalt eventuele overige kosten van het programma. Omdat de recettes in eerste instantie geïnd worden door de locatie, zijn er, rekening houdend met bovenstaande, tussen de Festivallocatie en de Festivalorganisatie over en weer geen financiële transacties.

5. Annulering

• Bij calamiteiten is de festivallocatie rechthebbende en verantwoordelijk om de regie in handen te nemen en indien nodig een programmaonderdeel te annuleren of stil te leggen. Bij voorkeur in overleg met de festivalorganisatie.
• Het annuleren van een programmaonderdeel kan, uitgezonderd hierboven genoemde calamiteiten, enkel na overleg met en akkoord van de Festivalorganisatie.
• Als een programmaonderdeel om wat voor reden dan ook geen doorgang kan vinden, zullen Festivallocatie en Festivalorganisatie zo spoedig mogelijk met elkaar in overleg treden over een vervangend programmaonderdeel c.q. een vervangende speelperiode. Als Festivallocatie en Festivalorganisatie afspreken een programmaonderdeel in een vervangende periode te laten plaatsvinden cq te vervangen voor een ander programmaonderdeel, dan neemt iedere partij de aan zijn kant komende kosten van deze wijziging voor zijn rekening. Indien een vervangend programmaonderdeel of datum niet mogelijk is, dienen de partijen in onderling overleg de logistieke en financiële gevolgen van de annulering te regelen, een en ander met inachtneming van de overige relevante bepalingen. 
• In geval van overmacht (Artikel 6:74 en 6:75 BW) kunnen speellocatie en Festivalorganisatie elkaar niet aansprakelijk stellen voor schade ontstaan door annulering van het programmaonderdeel. Onder overmacht vallen binnen deze overeenkomst nadrukkelijk ook overheidsmaatregelen en noodverordeningen of arbeidsongeschiktheid van een van de medewerkenden van het gezelschap/de docent. De partij die zich op overmacht beroept, dient dit op verzoek van de andere partij op objectieve wijze aan de andere partij aan te tonen. Allebei de partijen verplichten zich tot het uiterste in te spannen de nadelige gevolgen zoveel mogelijk te beperken, waaronder begrepen het zo veel mogelijk nemen van schadebeperkende maatregelen en een redelijke verdeling van schade. 
  Als partijen er niet binnen een maand na het zich voor het eerst voordoen van de overmachtssituatie in slagen tot overeenstemming te komen over een vervangend programmaonderdeel of speelperiode dan wel indien ten gevolge van de overmachtssituatie nakoming blijvend onmogelijk is geworden, dan is een partij gerechtigd de ontbinding van de definitieve boekingsovereenkomst in te roepen, onverminderd de inspanningsverplichting als omschreven in het vorige artikel. Zolang nakoming niet blijvend onmogelijk is, is de wederpartij van de in overmacht verkerende partij gerechtigd zijn verplichtingen op te schorten totdat weer nagekomen wordt.
• Bij ontbinding zal worden onderzocht of het voor alle partijen mogelijk is om het programmaonderdeel te verplaatsen naar de volgende Betovering-editie of later. Indien Festivallocatie en Festivalorganisatie na afloop van het festival de mogelijkheid hebben om samen het gezelschap/docent meer tegemoet te komen, dan kunnen ze over de condities hiervan nader onderlinge afspraken maken.
• In geval van annulering zonder dat er sprake is van overmacht, en in geval van andere vormen van contractbreuk, is de organisatie die annuleert in eerste instantie aansprakelijk voor evt. geleden financiële schade van de andere twee partijen. Alle drie de partijen verplichten zich tot het uiterste in te spannen de nadelige gevolgen van de annulering zo goed mogelijk te regelen. De opeisbare schadevergoeding is maximaal het in de boeking overeengekomen bedrag.

6. Overig:

• De Festivallocatie draagt er zorg voor dat de in dit contract gemaakte afspraken worden doorgegeven aan de verschillende verantwoordelijken binnen, en verwant aan, de organisatie van de locatie (techniek, kassa, publiciteit ed.)
• De Festivallocatie zal de Festivalorganisatie tijdig op de hoogte brengen indien de inhoud van het programma wordt gewijzigd en hierover in overleg treden. In geval van ziekte en/of overmacht van het gezelschap of de workshopdocent, kan in goed overleg met de festivalorganisatie, diens rol door een ander worden overgenomen.  
• In het geval dat de Festivalorganisatie een contract/ contracten heeft afgesloten met gezelschappen of workshopdocenten die in het kader van het festival bij de Festivallocatie geprogrammeerd staan, dan wordt een kopie hiervan door de Festivalorganisatie toegestuurd aan de Festivallocatie. Mochten hierin artikelen staan, afgezien van de gemaakte financiële afspraken en hotelovernachtingen, die niet waargemaakt kunnen worden door de Festivallocatie dan geeft de Festivallocatie dit binnen drie weken door aan de Festivalorganisatie.
• De Festivalorganisatie en Festvallocaties omarmen de code Diversiteit & Inclusie en handelen hiernaar. We verzoeken de Festivallocatie de sociale veiligheid van spelers en medewerkers te waarborgen.
• Wij zijn bij De Betovering, net als veel van de festivallocaties, bezig met verduurzaming. We hopen elkaar hierin te kunnen helpen en aanmoedigen. 

Indien er vragen zijn m.b.t. het invoeren van het aanbod of het festival, neem dan gerust contact op met Suzanne Prosman ( suzanne@debetovering.nl).